第一章 总 则

第一条为了进一步加强学校档案工作，推进学校档案工作规范化、标准化、信息化建设，有效地保护和利用档案，充分发挥学校档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》，教育部、国家档案局《高等学校档案管理办法》等精神，结合学校实际，制定本办法。

第二条本办法所称学校档案，是指学校从事教学、科研、管理、文化交流、服务社会和其他活动中直接形成的，对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史纪录。

第三条学校档案工作是学校的重要基础工作之一，是衡量学校教学质量和管理水平的一个重要标志。各单位要强化档案管理意识，加强对档案工作的领导和管理。

第四条档案部门必须严格执行国家有关法规和学校的保密制度，确保档案的完整、准确、系统、安全，以利于开发利用。

第五条档案工作要纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展。

第二章 档案工作职责

第六条学校档案室是保存和利用学校档案的专门机构，其基本职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划全校档案工作。

（二）制定并贯彻落实学校关于档案工作的规章制度，对各单位档案工作进行监督、指导和检查。

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管、开放和利用全校各类档案及有关资料。

（四）编制检索工具，编研档案史料和参考资料，开发档案信息资源。

（五）明确档案工作岗位职责，对全校专（兼）职档案工作人员和有关业务人员进行档案业务培训，加强档案学术研究交流和宣传教育，不断提高全校师生员工的档案法制意识。

第七条学校档案工作人员应认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，具备档案专业或相关学科知识及现代化的管理技能。

第八条学校各单位要确立一名领导分管档案工作，配备一名专（兼）职档案员，负责本单位档案的收集、整理和归档工作。

第三章档案的立卷与归档

第九条各单位档案工作人员按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录、备考表、案卷封面，交本单位档案工作负责人检查合格审核签字，经档案室检查合格后向档案室移交。

第十条各类文件材料的归档范围和保管期限，按《西安航空学院档案归档范围和保管期限规定》执行。

第十一条学校部门立卷归档分工为全校性、综合性的材料由党政办公室负责立卷归档，其余均按各单位职责负责相应门类材料的立卷归档。立卷归档涉及多个单位的材料由文件的主办部门归档，其他部门协办。

第十二条归档时间和手续

（一）按自然年度归档的文件材料要于次年6月底以前归档。

（二）按教学年度归档的文件材料原则上要于教学年度末归档。

（三）科研、基建项目和专题性、成套性档案要于项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。

（四）财务会计档案由财务部门暂管两年后，于第二年6月底以前归档。

（五）随时接收归档上级规定应接收的档案和捐赠、代管、征集的档案。

（六）接收档案必须履行相关手续，制作案卷移交目录，一式两份。交接双方必须签名盖章。

第十三条个人在从事教学、科研、党政管理、对外交流等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定及时向档案室移交，集中管理，任何人不得据为己有。

第四章 档案的管理与利用

第十四条档案室要遵循便于保管和利用的原则，对档案进行分类、编号和排序，编制检索工具，为管理和利用档案提供方便条件。

第十五条档案室应及时研究、改进档案保护技术，及时修补、修复残破档案；建立和健全库房管理制度，落实防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施，控制库房温湿度，确保档案安全。

第十六条档案室应组织做好档案的鉴定工作。对于保管期限已满的档案，须征得有关部门同意，编制清册，报学校主管领导审批后予以销毁；销毁档案时应指定专人实施，学校纪检、监察等有关部门要派人监销，并在销毁清册签名。未经鉴定和批准，任何人不得销毁档案。

第十七条档案室要建立档案统计、检查制度，定期对档案的收集、整理、保管利用和各种数据情况进行统计和检查，并按国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第十八条档案是学校信息资源的重要组成部分。档案室要不断改进和完善管理工作，加大力度推进档案信息化建设，以实现档案实体保护和档案信息资源共享。

第十九条档案室保存的全部档案，主要供本校利用，学校各单位和全体教职工凭有效身份证件，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅和利用属公开范围的档案。需要借阅的，必须按规定办理借阅手续，填写《档案借阅登记表》，对借出的档案要定期催还，不得泄密，不准涂改、抽页，不得转借。

第二十条外单位或个人，需要查阅档案时，应持单位正式介绍信，经党政办公室主任同意方可查阅一般档案，如需查阅的档案涉及重大问题或党和国家的秘密，应报主管校领导批准。

第二十一条档案室是学校出具档案证明的唯一合法部门。加盖档案室公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十二条档案室应根据学校和社会需要，有计划、有步骤地对档案资料做好编研工作，为学校的教学、科研、管理和领导决策提供有价值的参考资料。

第五章 档案工作人员、经费、设备

第二十三条档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的各项方针政策，热爱档案事业，忠于职守，坚持原则，遵守纪律，刻苦钻研业务，努力作好本职工作，积极为学校各项工作服务。

第二十四条各部门兼职档案员负责本单位文书立卷工作，文书立卷人员应相对稳定，确因工作需要须调离岗位时，须报档案室核备并选好人员做好接替工作。

第二十五条档案工作经费应列入学校预算，专款专用。

第二十六条学校为档案室提供专用的符合档案管理要求的档案库房，并配置必要的恒温、恒湿设备，以满足档案保管、保护的需要。

第二十七条学校有计划地为档案室配置检索、复印、录音、照像等设备，为逐步实现档案管理现代化提供必要的物质基础。

第六章 奖励与处罚

第二十八条学校对档案管理工作进行考核，决定奖罚。有下列事迹之一的单位和个人，由学校给予表彰、奖励。

（一）对档案的收集、整理、保护、利用方面做出显著成绩的。

（二）对档案的现代化管理方面做出显著成绩的。

（三）对档案学及档案史料研究方面做出重要贡献的。

（四）向学校捐赠重要或珍贵档案的。

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第二十九条对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，应按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定程序和处理方法予以处罚，并按有关规定建立备案制度。

第三十条有下列行为之一的，由档案室责令限期改正，情节严重、构成犯罪的，由司法机关依法追究其刑事责任。

（一）损毁、丢失档案的。

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布和销毁档案的。

（三）涂改、伪造档案的。

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的。

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的。

（六）玩忽职守，明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的。

第七章 附 则

第三十一条 本办法自公布之日起执行。

第三十二条 本办法由党政办公室负责解释。