一、编制实体分类大纲的目的、依据

（一）为了适应我校档案工作日益发展的需要，统一我校综合档案室各类档案的实体分类，实现我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，达到加强我校档案和档案工作的科学管理，充分发挥档案的作用，更好地为学校各项工作服务的目的。

（二）本纲是以国家教委发布的《高等学校档案实体分类法》为依据，结合我校档案工作情况编制的。

二、实行统一实体分类的要求

（一）本大纲采用“高等学校档案”这一综合概念，要求以我校全部档案为对象，按照我校档案形成领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体，归入相同的类别。

（二）确定了统一的实体分类后，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。

三、实体分类的具体方法

（一）类目的设置、标识符号

1.一级类目是我校档案实体分类的最高层位。根据我校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十个一级类目，其名称、标识符合和主要内容如下（具体参见主表）：

DQ 党群

XZ 行政

JX 教学

KY 科研

CP 产品生产与科研开发

JJ 基本建设

SB 仪器设备

CB 出版

WS 外事

CK 财会

采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如“XZ”即“Xing Zheng”（行政）的简称。

2.二级类目的设置和标识

二级类目是对一级类目的细分，（具体见主表）。二级类目的标识采用“双位制”。如“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12，13，14、……99，但10、20、……等带“0”的数字不用。

（二）档号的结构、模式和标识

档号是存取档案的代号，排架的依据。

1.档号的结构

档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。

年度由四位阿拉伯数字组成：如2004年为2004。

分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成。

比如：“校长办公会议记录”的分类号由二级类目组成为XZ11。

案卷号按分类号中最下位类顺序编码。

2.标号的模式：

年度号+分类号+案卷号

3.档号的标识

采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。年度号、分类号、案卷号之间用连结符号“一”连结。例如2004年内容是学籍管理的第9号卷的档案，可标为2004-JX14-9。

（三）档案实体排架

从维护档案的整体和方便查找考虑，可不按保管期限排列。但在不影响案卷之间有机联系的前提下，可将永久长期卷排在前面。

各类档案按档号排架时，一般按年度—类目横向排列，个别档案根据情况按类目—年度纵向排列。

（四）关于声像载体档案

1.根据我校声像档案产生形成的实际情况，暂不将它与十个一级类目并列。

2.按载体类型分别单独编号排架。

3.其编号模式为：声像档案代号（SX）＋分类号＋顺序号。例如：反映学校教学工作的第50张照片，其可标为SX12-JX-50。

附件：实体分类主表

附件

实体分类主表

DQ 党群

11党务综合

分党委、总支、直属支部综合材料入此。

12 纪检

13 组织

14 宣传教育

15 统战

民主党派材料入此。

16 工会

妇女工作材料入此。

17 团委

学生社团材料入此。

XZ行政

11 综合

教职工代表大会和院、系、所等单位综合材料入此。

12 人事

师资培养材料入此。

13 监察审计

14 武装保卫

15 总务

16 档案、图书、文博

JX教学工作

11 综合

学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此。

12 学科与实验室建设专业设置入此。

13 招生

14 学籍管理

学生奖惩材料入此。

15 课堂教学与教学实践

16 学位

17 毕业生

毕业生信息反馈工作入此。

18 教材

KY 科学研究

11 综合

科研经费管理、学术活动材料入此。

［12］ 科研项目

CP 产品生产与科技开发

11 综合

［12］ 产品项目

JJ 基本建设

11 综合

［12］ 按单项工程设置类目

SB 仪器设备

11 综合

[12] 按仪器设备种类或型号设置类目

CB出版

11 综合

12 报纸

13 刊物

14 书稿

15 音像

WS外事

11 综合

12 出国（境）

国际合作与会议材料入WSl4。

13 来校

外国留学生工作材料入WS15

国际合作与会议材料入WS14。

14 国际合作与会议

15 外国留学生工作

16 其他

CK财会

11 综合

12 会计报表

13 会计帐簿

14 会计凭证

15 工资清册

奖金、助学金入此

SX 声像

12 照片

13 录音带

14 录像带

15 幻灯片

16 磁盘

17 影视胶片

18 缩微胶片

19 光盘