为加强学校档案工作的业务建设，做到门类齐全、结构合理、管理科学、有效服务，根据教育部《高等学校档案部门业务建设规范》，实行目标管理，规范档案工作各个环节，更有效地保护和利用档案，为学校各项工作服务，制定本规范。

一、学校档案工作的基本原则

（一）学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均属学校档案。

（二）学校档案工作是办好我校的重要基础工作之一，也是衡量我校教育质量和管理水平的一个重要标志。

（三）学校档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

（四）学校严格实行部门立卷归档制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”：纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

（五）学校有校领导分管档案工作，各立卷部门要有1名负责人分管本单位的档案工作，并确定1名兼职档案员具体承办。

（六）学校把档案工作列入学校计划，在人员、经费、库房、设备各方面给予保证。

（七）学校档案工作努力从经验管理转向科学管理，逐步采用先进技术，大力开发档案信息资源，满足我校各项工作的需要。

二、分管档案工作领导及档案人员职责

（一）分管档案工作的校领导职责

1.贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动；

2.加强对学校档案工作领导，把档案工作纳入学校的整体发展规划，并列入学校议事日程，督促分管部门按上级和学校档案部门要求做好工作；

3.关心档案工作和学校档案室的建设与发展，从人力、财力、物力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，逐步改善工作条件，使档案工作与学校的各项工作协调发展。

（二）分管档案工作的各部门领导职责

1.组织本单位人员学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入本单位的议事日程；

2.加强与学校档案部门联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档档案质量；

3.做好文秘工作人员和兼职档案员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。

（三）档案室人员职责

1.贯彻执行国家关于档案工作的法规，规划全校档案工作；

2.制订本校档案工作规章制度、监督、指导、检查执行情况；

3.负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料；

4.开展档案利用的工作；

5.积极开发档案信息资源；

6.参加档案工作协作、学术研究和交流活动；

7.开展档案归档与利用的宣传工作；

8.完成学校领导交办的其他任务。

（四）学校各单位兼职档案员职责

1.坚持平时立卷，根据本单位不同种类文件材料形成的特征，制定其案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档；

2.负责本部门（单位）文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；

3.归档案卷做到组卷合理，编写页号准确，案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要；

4.主动接受校学校档案室的业务指导和督促检查，按规定时间向学校档案室归档；

5.积极参加业务学习，不断提高档案工作水平；

6.注意文件材料的安全和保密工作。

三、综合档案室的制度建设

（一）综合性的规章制度，包括各种综合性的实施办法、细则、规定。

（二）立卷归档制度，包括校内各部门的立卷要求，各种门类和载体的档案归档范围、归档时间和归档办法。

（三）档案保管制度，包括档案的安全保护和库房管理措施。

（四）档案的保密制度，包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。

（五）档案统计制度，包括统计时间、项目、内容、办法。

（六）档案的利用制度，包括利用手续、方式、要求、批准权限和管理办法等。

（七）档案的鉴定制度，包括鉴定范围、组织、办法、程序、手续等。

（八）学校档案室负责人以及全体人员岗位责任制度。

四、档案干部素质要求

（一）学校档案室应配备政治上可靠，具有大专以上文化水平和一定专业知识、年龄结构合理，数量足够的档案干部。

（二）档案干部要努力学习马列主义、毛泽东思想、中国特色社会主义理论，坚持四项基本原则，执行党和国家方针政策，公正廉洁、严守党和国家机密。

（三）档案干部要热爱档案专业，忠于职守，埋头苦干，全心全意为人民服务。

（四）档案干部要认真学习档案专业知识，管理科学知识，刻苦钻研业务，以保证工作的顺利进行。

（五）学校各级领导应为档案干部提高政治、业务素质和待遇创造条件，关心他们的思想、工作、生活。档案干部应相对稳定，原则上不轻易调离学校档案室。

五、档案的收集

（一）收集范围

1.学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对我校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

（1）《高等学校档案实体分类法》规定应归档的党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十二大类文件材料；

（2）反映本校工作和活动的有保存价值的声像载体材料；

（3）征集国内外与学校有关的具有保存价值的其他材料；

（4）校内个人在其非职务活动中形成的文件材料，可按征集、代管、捐赠的方式办理。

（二）案卷的质量要求

1.各门类档案的质量要求是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

2.卷内文件材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。

3.确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断。

凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；

凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管（为16—50年左右）；

凡是在较短时间内，对学校工作有查考利用价值的，列为短期保管（为15年及以下）；

凡是介入两种保管期限之间的档案，其保管期一律从长。

4.立卷视文件材料数量的多寡进行，一般不超过200页。当问题单一，文件较少，又不便一起归档时，可立薄卷。

5.卷内文件必须排列有序。依次在书写材料非装订线一侧右上角编号，逐件填写卷内目录、备考表，按要求签名，填写日期。

6.案卷题目应简明确切，体式一致。一般写在卷面，不超过50字。

7.要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制与原件一起，用三孔一线装订。

8.档案的案件格式和各种表格、卡片的内容、规格、用纸应统一。

（三）归档时间和手续

1.党政部门和能按年度归档的部门在次年6月底以前归档。

2.教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档。

3.科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后2个月内归档。

4.接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方签名盖章。

六、档案的整理

（一）档案的分类、编号、排架

1.各类档案在收集齐全后，按一定原则和属性逐卷分别归类编号。

2.档案分类、编号、排架一经确定，不可随意变动。

（二）档案检索工具的编制

1.案卷目录应分年度编制，做到不出现重复的档号。

2.从实际出发逐步编制配套的其他检索工具，学校档案室指南、全宗介绍、分类目录、全引目录、专题目录和文件字号索引等。

七、档案的计算机管理

学校档案室应积极开发利用计算机档案管理系统，提高开发利用档案信息资源能力。

八、档案的保管

（一）库房要求

1.根据学校实际情况，对不合格库房，应按有关规范要求逐步改造。

2.库房应逐步配齐防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

3.库房标准温度为14—24℃，标准相对湿度为45—60%。

（二）档案室应根据工作需要逐步配置计算机、复印机、照像机、录音机、去湿机、空调机、吸尘器等。

（三）案卷入库时应检查帐、物是否相符。

（四）案卷应依档号顺序排放，库房柜架应编顺序号。

九、档案的编研和利用

（一）档案编研

1.编研的重要参考资料包括：学校沿革表；历任校领导（含副职）职务名称及任免；学校各种基础数据汇编；年鉴、学校大事记；重要档案史料汇编；重要专题档案（如学生运动、规章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型设备等）；重要会议简介等。

2.档案室对编纂的各种汇编要注意把关，保证质量。必要时应报有关部门或分管校领导审查。

（二）档案室人员应认真开展档案学术理论研究，参加本系统、本地区的档案学会、研究会活动，并起积极作用。